Podnikateľský život prináša mnohé situácie a výmena účtovníka, či zmena účtovnej firmy je jednou z nich. Nebýva to vždy prechádzka ružovou záhradou, a aj to býva dôvod, prečo sa tomu mnohé firmy vyhýbajú aj vtedy, keď už so službami svojho aktuálneho účtovníka dlhodobo nie sú spokojné.
Ak medzi nespokojných a váhajúcich patríte aj vy, nemusíte. Hoci to nie je úplne jednoduché, prechod k inému účtovníkovi nie je až taký komplikovaný, aby ste kvôli nemu museli ostávať niekde, kde si vašu dôveru nevážia.
Či už vás k odchodu núti nedostatočná komunikácia, neschopnosť účtovníka hľadať optimálne riešenia, alebo nutnosť dlhodobo platiť zbytočne vysoké dane, práve teraz, ku koncu roka, je na prechod k novému poskytovateľovi účtovných služieb ideálny čas. Skúsení účtovníci si síce ľahko poradia s prijatím firemnej agendy, kedykoľvek počas roka, ale vždy je dobré, ak myslíte o pár krokov dopredu.
Dôvodov je viacero. Jedným z tých, ktoré netreba opomínať a je dobré si to vopred skontrolovať, je ten, že väčšina zmlúv s účtovnými kanceláriami má určitú výpovednú dobu. Býva rôzna, no mesiac je minimum. Skontrolujte si to v zmluve aj vy.
Oveľa pádnejším argumentom je však to, že fiškálny rok väčšiny spoločnosti býva od 1.1. do 31.12. a aktuálny účtovník plne zodpovedá za všetky zaúčtované pohyby. Za tie v novom fiškálnom roku, už bude zodpovedný, nový účtovník. Samozrejme, nie je to neodstrániteľná prekážka, ani keď sa rozhodnete pre prechod napríklad k prvému aprílu. Stav účtov hlavnej knihy a saldokontá dokážeme prevziať k akémukoľvek 1. dňu mesiaca. Vtedy však nedokážeme zaručiť, či boli obraty na účtoch a rozúčtovanie nákladov na daňovo uznané a neuznané správne, čo môže viesť k potrebe dodatočnej kontroly zaúčtovaných dokladov.
Problém býva aj pri spracovaní miezd. Aby bolo plynulé v priebehu roka, je potrebné zabezpečiť, aby prechádzajúca účtovná spoločnosť poskytla elektronickú databázu zo svojho mzdového programu. Mimochodom, ak vás v prechode brzdí aj to, že máte strach, že nová účtovná kancelária bude pracovať s iným účtovným, prípadne mzdovým softvérom, ako vaša predošlá, nemusíte sa obávať. V súčasnosti už sú dáta potrebné pre kvalitnú migráciu vo formátoch, s ktorými žiadny moderný účtovný program nemá problémy. Ak sa s predchádzajúcou účtovnou spoločnosťou neviete dohodnúť na odovzdaní elektronickej databázy, je ideálne prechod miezd k novému účtovníkovi nastaviť k 1.1. V takom prípade vieme začať spracovávať vašu mzdovú agendu na základe predložených zostáv v PDF (mzdový list, karta zamestnanca, evidencia čerpania dovolenky a dovolenkových priemerov, evidenčné listy dôchodkového poistenia).
Z komplikovaného prechodu k novej účtovnej spoločnosti nemusíte mať obavy. Každý dobrý účtovník vie, čo má svojim kolegom odovzdať tak, aby mohli bez problémov vo vašom účtovníctve pokračovať. Starosti si nerobte, ani s tým, že by starý účtovník nechcel nejaké dáta poskytnúť. Všetko sú to totiž vaše údaje a váš majetok, takže nemá právo na to, aby ho akokoľvek zadržiaval.
Zhrnuté a podčiarknuté, teraz je najlepší čas na to, aby ste zmenili svoju účtovnú firmu, ak s ňou nie ste spokojní. Nie je dôvod, na to, aby ste naďalej zbytočne prichádzali o nervy, čas aj svoje peniaze.
ZOZNAM DOKUMENTOV POTREBNÝ K PREVZATIU ÚČTOVNÍCTVA (kliknutím stiahnete)