Prechod účtovníctva z papierovej do digitálnej formy, je jedna z najlepších vecí, ktorú pre svoje podnikanie môžete urobiť. Nielenže to uľahčí prácu každému účtovníkovi, je to zároveň bezpečnejšie a efektívnejšie, ako skladovať tony papiera v kanceláriách či skladoch.
Mnoho firiem na Slovensku sa prechodu z papierovej na digitálnu formu účtovníctva stále obáva. Je to najmä kvôli tomu, že si nedokážu reálne predstaviť, o koľko výhodnejší takýto prechod je.
Nájdite si preto chvíľu času a pozrite si, aké benefity prechod na digitálne účtovníctvo prináša. Výhod je skutočne mnoho, no my sme vybrali päť, podľa nás najdôležitejších a jednoducho preukázateľných.
Jednoduchšia správa účtovníctva
O tom, že akákoľvek digitalizácia prináša úsporu času, vás snáď nemusíme presviedčať. Prechod z papierovej formy riadenia firmy na integrovaný digitálny systém pomohol nejednej spoločnosti odbúrať kopec byrokracie a množstvo zbytočnej ručnej práce. Platí to aj pri účtovníctve. Je oveľa jednoduchšie ak sa presúvajú súbory a dáta, než by ste museli s papiermi fyzicky chodiť vy, alebo vaši zamestnanci. O tom, že to šetrí čas, a čas sú peniaze, sa určite baviť nemusíme. A to ani nehovoríme, že dnes už sa každý, aj ten najlacnejší účtovný softvér, dá integrovať do firemného systému. Dáta sa potom sťahujú automaticky a zaručene správne. Priestor na chyby sa radikálne zmenšuje.
Vyťažovanie dokumentov
Vyťažovanie dokumentov súvisí s bodom vyššie. Ak ste sa s týmto pojmom ešte nestretli, ide o to, že sa z dokumentu vytiahnu dôležité údaje a vložia sa do špeciálneho súboru. Pri faktúre to môže byť jej číslo, variabilný symobl, splatnosť, názov dodávateľa, číslo účtu, variabilný symbol a suma. Dohľadávanie jednotlivých dokladov je týmto spôsobom niekoľkonásobne rýchlejšie a jednoduchšie. Stačí vedieť aspoň jeden údaj a o chvíľku nájdete čo potrebujete.
Najlepšie na tom je, že ak sa aj digitalizácii účtovníctva bránite zubami nechtami, a stále trváte na tom, aby Vám vaši obchodní partneri doručovali faktúry v papierovej podobe, vyťažovanie dokladov je možné aj pri papieroch. Stačí ich oskenovať mobilom a údaje sa vám uložia do telefónu a takýto doklad iba pošlete na určenú firemnú mailovú adresu. Oveľa efektívnejším spôsobom je, ak prijímate od svojich obchodných partnerov elektronické faktúry. Potom si iba jednoducho stačí nastaviť, aby sa vaše prijaté faktúry z faktury@firma.sk automaticky preposielali na aplikáciou určenú mailovú adresu. Na vyťažovanie dokladov používame aplikáciu Rossum, ktorú vyvinuli v Českej republike a pracuje na princípe umelej inteligencie, ktorá sa „sama učí“. Táto aplikácia vyťažuje dáta vo formáte PDF, JPG a PNG a úspešnosť vyťažených dát je vysoko nad 90 %. Okrem toho, že takto vyhneme chybám pri manuálnom prepisovaní dokladov, klient má neustále prístup svojim dokladom na cloude.
Viac o tom prečo a ako sa naša účtovná kancelária podieľa na vývoji nových aplikácií sa dozviete v článku: Digitálna účtovná kancelária – vitajte v 21. storočí
Online fakturácia
Poznáme množstvo spoločností, ktoré faktúry vystavujú z predpripravenej šablóny v Exceli. Je to síce riešenie, ale ak potrebujete mesačne vystaviť množstvo faktúr a ešte pre rôznych klientov, fakturačný proces sa rýchlo mení na anarchiu a vášho účtovníka potom z toho môže poraziť… My preto svojim klientom odporúčame na vystavovanie faktúr využívať niektorú z najpoužívanejších aplikácií na trhu, teda buď www.superfaktura.sk alebo www.ikros.sk. Obe sú skvelé a výrazne uľahčia prácu vám, aj vašim účtovníkom. Veľkou výhodou „superfaktúry“ je otvorené API a možnosť importu dokladov do rôznych účtovných softvérov. Výhodou „ikrosu“ je zase to, že v prípade, ak spracovávame vaše účtovníctvo v účtovných programoch spoločnosti Kros, viete si priamo v aplikácií prezerať základné údaje o výsledku hospodárenia, výške daňovej povinnosti k DPH a máte prehľad o neuhradených faktúrach. Tok informácií totiž prebieha oboma smermi, tak z aplikácie k účtovníkovi, ako aj z účtovného programu smerom do aplikácie. Nielenže máte kdekoľvek dostupné všetky vaše faktúry, a môžete fakturovať prakticky odkiaľkoľvek, kde máte pripojenie k internetu, navyše máte pri vytváraní faktúr množstvo užitočných pomôcok. Už len také automatické dopĺňanie údajov firiem, vďaka previazaniu s obchodným či živnostenským registrom vám dosť pomôže. A takýchto „vychytávok“ je v týchto aplikáciách viacero. Záleží však aj na tom, aký variant si predplatíte. To už je na vás. Pri aplikácií ikros je možné s istými drobnými obmedzeniami efektívne pracovať aj v bezplatnej verzii, čo je hlavne výhodou pre malé firmy, jednoosobové sro alebo živnostníkov. O výhodách a nevýhodách jednotlivých aplikácií pre vystavanie faktúr Vám určite čoskoro napíšeme viac.
Bezpečnosť
O bezpečnosti sme už hovorili viackrát, ale spomenieme to opäť. Dnešné online systémy sú vďaka pokročilému šifrovaniu skvele zabezpečené a únik údajov je tak prakticky nemožný. Výrobcovia softvérov dbajú na to, aby vaše dáta boli v maximálnom bezpečí a strata účtovných dokladov určite nehrozí. Garantujú tiež vysokú dostupnosť vašich údajov, takže sa k nim dostanete kedykoľvek a odkiaľkoľvek budete potrebovať.
Neobmedzené podnikanie
Na záver ešte jeden benefit. Vďaka digitalizácii účtovníctva vás nemusí obmedziť ani to, ak vo svojom okolí nemáte šikovných účtovníkov. Keď vám odpadne nutnosť nosiť všetky fyzické doklady priamo k účtovníkovi, nie je jediný dôvod, aby ste ostali u nespoľahlivého účtovníka len preto, že je k vám blízko. Kvalitného účtovníka môžete mať aj 500 km od vás. Všetky doklady sa k nemu dostanú od vás automaticky a vy ani nebudete vedieť, že vás delí celá republika. A o tom, ako kvalitný účtovník môže prospieť vášmu podnikaniu si zasa povieme nabudúce.